Mesyuarat Kerja Teruk. Berikut adalah Cara Membuat Mereka Lebih Baik.

Apabila cuba memahami mengapa pertemuan menghisap begitu sukar, ia dapat membantu menggunakan analogi perikanan yang semakin berkurangan. Nelayan tidak benar-benar mempunyai insentif untuk menghentikan penangkapan ikan, dan negara-negara tidak boleh bersetuju dengan siapa yang harus bertanggungjawab di mana ikan jatuh di bawah bidang kuasa mereka. Oleh itu, tidak ada seorang pun yang dapat memperbaiki situasi ini, kemungkinan besar merompak generasi akan datang peluang untuk mengunyah gulungan tuna pedas dan ikan pedang panggang yang kami nikmati dengan banyaknya.

Budaya yang mengelilingi mesyuarat di tempat kerja menderita masalah yang sama. Walaupun kebanyakan mesyuarat mempunyai pemimpin de facto, seseorang yang menjalankan persembahan itu, tidak pernah orang itu 'mencari cara untuk menjalankan mesyuarat yang baik.' Orang juga telah menerima keadaan semasa seperti yang tidak dapat dielakkan: Kami tahu mesyuarat menghisap, Anda sentiasa disedut, jadi mengapa masa membuang masa cuba menjadikannya lebih baik? Hasilnya, mereka terus mengisi jadual kami dalam satu bentuk tragedi tempat kerja.

"Ia adalah persekitaran yang diberikan," Joseph Allen, seorang profesor psikologi perindustrian dan organisasi di Universiti Nebraska di Omaha, memberitahu Songsang. "Kami tahu kami perlu mempunyai mereka tapi kami tidak banyak memberi tenaga di belakang mereka. Dan melainkan jika semua orang dalam pertemuan itu berusaha untuk membuatnya lebih baik, maka itu tidak akan berubah … dan ia ganjil apabila seseorang cuba menjadikannya lebih baik."

Oleh kerana keupayaan kami untuk berkomunikasi antara satu sama lain telah bertambah baik selama beberapa tahun, dalam sentuhan ironis, jumlah masa yang kami habiskan dalam pertemuan telah meningkat. Pekerja kini menghabiskan purata 23 jam seminggu dalam mesyuarat, meningkat daripada kurang daripada 10 pada tahun 1960-an. Tujuh puluh satu peratus daripada pengurus senior yang ditinjau dalam satu kajian baru-baru ini yang dipetik oleh Kajian Perniagaan Harvard berkata mereka mendapati mesyuarat tidak cekap dan tidak produktif. Hampir kerana banyak mesyuarat berkata juga membuat mereka tidak mendapat kerja. Allen, yang bersama dengan beberapa rekan di Clemson University baru-baru ini telah menyelesaikan kajian komprehensif hampir 200 kertas penyelidikan tentang pertemuan, mengatakan itu terlalu banyak jam. Penemuan mereka baru-baru ini diterbitkan dalam jurnal Arah Semasa dalam Sains Psikologi.

Fakta bahawa mesyuarat sering menjengkelkan atau tidak perlu tidak bermakna mereka tidak beretika.

"Kami perlu mendapatkan orang yang mempunyai maklumat yang berbeza tentang masalah untuk bersama-sama dan mencari penyelesaian yang diharapkan dan inovatif," kata Allen. Songsang. "Mesyuarat membolehkan kami bekerjasama, membantu kami mendapatkan sumber yang kami perlukan untuk projek, membuat keputusan. Mereka benar-benar penting. Tetapi kita perlu berhati-hati dengan penggunaan yang terlalu banyak."

Satu lagi masalah dengan mesyuarat adalah, walaupun betapa mengecewakan dan pentingnya mereka benar-benar, mereka sebenarnya bukan semua yang dipelajari dengan baik. Untuk semakannya mengenai topik, Allen dan pasukannya diperiksa setiap kertas yang mereka dapati itu telah ditulis sejak 2006, sedikit kurang daripada 200. Itu mungkin kelihatan seperti banyak, tetapi apabila anda menganggap bahawa lebih daripada 1,000 kertas kerja telah diterbitkan pada topik kepimpinan sejak tahun lepas semata-mata, dan anda mula menyedari bahawa, sebenarnya, kita tidak benar-benar tahu tentang bagaimana untuk menjalankan mesyuarat yang baik seperti yang kita mungkin perlu.

Nasib baik, kajian 200 atau lebih yang diperiksa oleh Allen dan pasukannya lakukan menawarkan panduan tentang bagaimana kita dapat membuat mesyuarat lebih baik.

Rayakan Jemputan Courtesy

Allen mengatakan kajian mencadangkan kita harus menggunakan lebih banyak jemputan kesopanan. Salah satu masalah terbesar dengan pertemuan sebenarnya adalah dari niat baik; kita cenderung untuk menjemput terlalu ramai orang yang tidak perlu berada di sana. Peserta yang tidak sedap, bosan menghadapi racun, tetapi pada masa yang sama, anda juga tidak mahu mengecualikan seseorang yang mungkin mempunyai alasan yang lebih nuance atau mengejutkan kerana mahu berada di dalam bilik. Untuk menyelesaikan masalah ini, Allen mencadangkan memeluk jemputan ihsan: jemputan di mana anda secara terang-terangan mengakui bahawa anda hanya mengundang mereka sebagai kesopanan dan mereka mungkin boleh melangkauinya. Orang suka melangkau mesyuarat.

Bunuh Laporan Status

Terdapat genre seluruh mesyuarat yang sangat biasa dan tidak berfungsi dengan tujuan, Allen berkata: "Robin pusingan," "apa yang semua orang terpulang kepada" laporan status di mana orang pergi dalam bulatan dan menerangkan apa yang mereka lakukan kepada atau berkongsi kemajuan pada sesuatu projek. Maklumat semacam ini perlu dikongsi secara elektronik, dan mempersiapkan semua orang untuk memberi kata-kata itu adalah satu pembaziran masa. Apabila Allen meletakkannya dengan ringkas: "Kecuali ia terikat kepada projek, kita tidak memerlukan mesyuarat itu."

Aduan Quash tetapi tidak Jokes

Apabila mesyuarat sedang berjalan, penemuan Allen menunjukkan bahawa ia sebenarnya sangat penting untuk mewujudkan ruang untuk humor. Ketawa akan membantu menarik orang ke dalam perbualan, yang menggalakkan penyertaan (yang, selepas semua, adalah titik utama mengadakan mesyuarat di tempat pertama.) Di sisi lain, Allen mengatakan ada bahaya yang cukup besar untuk mengeluh, yang kelihatannya cantik tidak berbahaya ("Adakah anda lihat lalu lintas pada 95 hari ini? ") tetapi boleh menggalakkan perasaan detasmen dan keputusasaan.

Jangan Terlambat

Semasa pertemuan di mana tiada siapa yang bercakap, atau di mana satu orang menguasai perbualan itu jelas bermasalah, Allen berkata penyelidikan menunjukkan bahawa setakat masalah yang paling berbahaya dengan pertemuan adalah kelewatan. Walaupun "sedang dalam masa" seolah-olah seperti protokol yang jelas jelas, yang tahap yang mana satu orang hanya enam minit lewat untuk mesyuarat boleh menggagalkan semuanya sebenarnya cukup mengejutkan. Salah satu kajian Allen dan pasukannya memandang, sebagai contoh, cuba mencari perbezaan dalam sikap budaya yang mengelilingi kekeliruan di seluruh China, Chile, Itali, AS, Jerman, dan Belanda. Ini semua adalah budaya tempat kerja yang sangat berbeza, dengan nilai yang berbeza di sekeliling kerja, dan oleh itu pasukan Allen dijangka mencari perbezaan budaya dari segi seberapa pentingnya ketepatan waktu. Mereka tidak, sama sekali.

"Ada beberapa konsistensi yang dramatik dalam kekecewaan yang muncul lewat untuk mesyuarat," kata Allen. "Anda akan berfikir bahawa budaya negara, kehidupan rumah mereka, yang mereka sebagai orang akan mempengaruhi penilaian mereka tentang pengalaman pertemuan, tetapi apa yang kami dapati ialah dengan globalisasi ekonomi, ada globalisasi jenis ini persekitaran ruang pejabat."

Dalam pemisahan ini, masa terpolarisasi, salah satu daripada beberapa perkara kita semua mempunyai kesamaan ialah kita mahu orang menghormati masa kita. Dan apabila anda terlambat, orang tidak hanya duduk di sana dan rebah di mana mereka lebih suka; mereka juga membina perasaan tidak enak tentang bukan hanya pertemuan ini tetapi juga semua mesyuarat yang akan datang pada masa akan datang. Dalam erti kata lain, apabila anda lewat untuk mesyuarat, anda bukan sahaja merosakkan mesyuarat itu untuk orang-orang di sana, tetapi anda membantu merosakkan konsep mereka mengenai mesyuarat di tempat pertama. Yang mengingatkan saya, mungkin saya jet.

Ini telah menjadi versi kami yang disesuaikan Strategi surat berita, pengumpulan mingguan nasihat kewangan, kerjaya, dan gaya hidup yang paling penting, anda perlu menjalani kehidupan terbaik anda. Saya James Dennin, editor inovasi pada Songsang. Sekiranya anda mempunyai soalan wang atau kerjaya yang anda ingin lihat dijawab di sini, e-mel saya di [email protected] - dan lulus Strategi dengan pautan ini!